برای اینکه بدانیم مدیریت دانش چیست و اصلا سازمان یا شرکت ما نیاز به مدیریت دانش دارد یا نه؟توصیه میکنیم مقاله زیر را تا انتها بخوانید.
امروزه دانش به عنوان یک منبع ارزشمند و استراتژیک و یک دارایی مطرح است و ارائه محصولات و خدمات با کیفیت مناسب و اقتصادی بدون مدیریت و استفاده صحیح از این منبع ارزشمند امری سخت و بعضا غیرممکن است. بسیاری از سازمان ها مدیریت دانش را برای تصرف سرمایه های فکری کارکنانشان به کار میبرند. نکته اساسی مدیریت دانش این است که مقادیر متعدد دانش درباره مشتریان، فرایندها، محصولات و خدمات در همه سطوح یک سازمان موجود است و اگر این دانش بتواند یکجا تصرف شود و انتقال داده شود، به سازمان ها کمک خواهد نمود که موفق تر و موثر تر عمل کنند.
دانش مهم ترین دارایی سازمان ها محسوب می شود، لذا مدیریت دانش به منزله چالش کشف دانایی های فردی و تبدیل آن به یک موضوع اطلاعاتی به نحوی که بتوان آن را در پایگاه های اطلاعاتی ذخیره کرد، با دیگران مبادله نمود و در فرایند کارهای روزمره به کار گرفت، می باشد. مدیریت دانش (KM) فرآیند سازماندهی، ایجاد، استفاده و به اشتراک گذاری دانش جمعی در یک سازمان است. مدیریت دانش موفق شامل نگهداری اطلاعات در مکانی است که دسترسی به آن آسان باشد.
تنها چند ابتکار قادر به تغییر واقعی نحوه عملکرد یک سازمان هستند و مدیریت دانش یکی از آنهاست.
مدیریت دانش کوششی برای تبدیل دانش کارکنان (سرمایه انسانی) به دارایی مشترک سازمانی (سرمایه فکری ساختاری) است. ذخیره، رشد و به اشتراک گذاری آن دانش برای هر شرکتی حیاتی است.
مدیریت دانش کمک میکند تا اطلاعات و مهارت های مهم که به عنوان حافظه سازمانی محسوب می شود و به طور معمول به صورت سازماندهی نشده وجود دارند، شناسایی، انتخاب، سازماندهی و منتشر نمایند. این امر مدیریت سازمان ها را برای حل مسائل یادگیری، برنامه ریزی راهبردی و تصمیم گیری های پویا به صورت کارا و موثر قادر می سازد.
دانش صریح یا Explicit knowledge (دانشی که به راحتی قابل نوشتن و اشتراک گذاری است)
دانش تلویحی Implicit knowledge (دانش کاربردی)
دانش ضمنی Tacit knowledge (دانش به دست آمده از تجربه شخصی)
درباره انواع مختلف مدیریت دانش بیشتر بخوانید.
در بالاترین سطح، فرآیند مدیریت دانش روشی است که در آن یک کسب‌وکار دانش را مدیریت میکند، از ایجاد آن گرفته تا متودولوژی سازمان دهی، تا اینکه چگونه به اطمینان از به اشتراک گذاشتن آن ادامه می‌دهد.
درباره مراحل فرایند مدیریت دانش بیشتر بخوانید.
ایجاد دانش
خلق دانش با کسب دانش آغاز می شود. این دانش ممکن است از منابع بسیاری، از جمله کارمندان درون یک سازمان یا افراد خارجی که برای دانش یا تخصص در یک موضوع خاص وارد شده اند، به دست آید. با کسب دانش، گام بعدی این است که بدانیم دانش برای چه چیزی استفاده خواهد شد، چگونه به کار گرفته خواهد شد و در کجا کاربرد دارد.
سازمان دهی دانش
سپس دانش باید در یک سیستم مدیریت دانش برای استفاده در آینده ساختار یابد. این دانش نه تنها باید سازماندهی شود، بلکه باید ویژگی های امنیتی را نیز در بر گیرد تا در صورت نیاز، پرسنل مجاز به دانش دسترسی داشته باشند. این فرآیند سازماندهی دانش بخش مهمی از مدیریت دانش است زیرا بدون آن، دانش از هم گسیخته می شود و ساختاری ندارد و یافتن آن را در آینده زمانی که دانش مورد نیاز است دشوار یا غیرممکن می کند.
به اشتراک گذاری دانش
فرآیند سازماندهی دانش با اشتراک دانش تکمیل می شود. این اشتراک دانش شامل همه چیز از آموزش دانش گرفته تا تبادل دانش است، تا جایی که دانش را می توان از طریق بحث های دانشی با سایر کارکنان یک سازمان به دست آورد یا افزایش داد.
همه این جنبه ها با هم کار می کنند تا یک فرآیند مدیریت دانش را ایجاد کنند که همکاری و به اشتراک گذاری اطلاعات ارتقا پیدا کند.
زمانی که یک سازمان بتواند به راحتی به دانش کسب و کار دسترسی داشته باشد، به اشتراک بگذارد و به روز کند، می تواند بهره ورتر و مقرون به صرفه تر شود. توانایی دسترسی به دانش مناسب در زمان مناسب، از طریق یک سیستم مدیریت دانش قوی، تصمیم گیری دقیق را ایجاد میکند و همکاری و نوآوری را تحریک می کند.
هرچه یک شرکت به طور مؤثرتر و کارآمدتر اطلاعات خود را با کارکنان خود به اشتراک بگذارد، عملکرد بهتری خواهد داشت. مزایای مدیریت دانش عبارتند از:
گزارش موسسه جهانی مک کینزی نشان می دهد که یک سیستم مدیریت دانش قوی می تواند زمان جستجوی اطلاعات را تا 35 درصد کاهش دهد و بهره وری در سطح سازمان را 20 تا 25 درصد افزایش دهد. یافته‌های جمع‌آوری‌شده از International Data Corp(IDP) نیز ارزش یک سیستم مدیریت دانش را تأیید میکند، و نشان می‌دهد که سالیانه 500 شرکت 31.5 میلیارد دلار به خاطر ناتوانی در به اشتراک گذاشتن دانش ضرر می‌کنند. همانطور که شرکت شما رشد می کند، نیاز به دسترسی به یک پایگاه داده قابل اعتماد دانش نیز افزایش می یابد تا بتوانید به طور موثر تجارت خود را اداره کنید، به مشتریان خود خدمت کنید و درآمد را افزایش دهید. بدون وجود یک سیستم مدیریت دانش، کارکنان شما مجبور به یادگیری مجدد فرآیندها و اطلاعات خواهند شد. این یک عمل ناکارآمد و پرهزینه است. بعلاوه، اگر یک رهبر دانش یا کارمند قدیمی شرکت شما را ترک کند، ممکن است در معرض خطر از دست دادن این فرآیندها یا اطلاعات باشید.
یک مدیر دانش مسئول اطمینان از دسترسی آسان کارکنان به اطلاعات ضروری است که برای بهره وری نیاز دارند. آنها اطمینان حاصل می کنند که حافظه سازمانی در شرکت باقی می ماند و زمان بیشتری را برای ارزش گذاری برای افرادی که مسئولیت های جدید را بر عهده می گیرند ارائه می دهند. مدیریت دانش سودآوری را بهبود می بخشد و مدیر دانش، فرآیندها و رویه هایی را برای نحوه ذخیره و به اشتراک گذاری دانش در سراسر سازمان ایجاد می کند.
مدیران دانش نقش های مهمی در شرکت های مبتنی بر داده و دانش دارند. آنها در راس ارائه اطلاعات مورد نیاز برای هر یک از کارکنان برای عملکرد خوب و افزایش کارایی کلی هستند. برای مدیران دانش معمول است که فرهنگ ذخیره و به اشتراک گذاری دانش را در سراسر سازمان خود تنظیم کنند و مطمئن شوند که دانش مناسب بدون خطر اضافه گویی اطلاعات به افراد مناسب می رسد.
اگر مدیریت دانش به خوبی انجام شود، دانش شرکت را ساده می کند و آن را برای همه افراد سازمان قابل دسترس و عملی می کند. با یک سیستم مدیریت دانش خوب، کل شرکت می تواند با اطلاعات از دست رفته یا مخفی شده خداحافظی کند. شرکتی که فرهنگ اشتراک دانش را پرورش می دهد، شرکتی است که تیمی سازگار، همسو، متعهد، انعطاف پذیر و با عملکرد بالا ایجاد می کند.
1. کارایی و بهره وری را افزایش می دهد
به تمام ساعت‌هایی که در جستجوی چندین سیستم برای یافتن اطلاعات مورد نیاز خود تلف می‌کنید فکر کنید. در چت، سند یا ایمیل بود؟ وقتی آن اطلاعات را پیدا کردید، وقتی دانش شرکت در تمام این سیستم ها پراکنده است، چگونه می دانید درست است؟ و واقعاً چه زمانی میتوانید کارهای کلیدی را انجام دهند؟
هدف یک سیستم مدیریت دانش ایجاد یک منبع منفرد و قابل اعتماد از حقیقت است که در آن هرکسی بتواند اطلاعات مورد نیاز خود را بدون انجام جستجوهای متعدد در چندین منبع یا ایجاد وقفه در کار پرسنل باتجربه با سؤالات تکراری، بیابد. یک ابزار عالی مدیریت دانش تفاوت شب و روز را در بهره وری عملیاتی ایجاد می کند، باعث صرفه جویی در وقت تیم های خدمات و فناوری اطلاعات و ایجاد درآمد بیشتر برای سازمان می شود.
2. تصمیم گیری آگاهانه را امکان پذیر می کند
هرگز نباید در سیلوهای اطلاعاتی تصمیم گیری کرد. شرکتی که از شفافیت دانش در کل سازمان برخوردار باشد، تضمین می کند که همه با اطلاعات یکسان و در جهت اهداف یکسان کار می کنند. همه کارکنان را متحد می کند و مطمئن می شود که آنها تمام اطلاعات مورد نیاز خود را برای گرفتن بهترین تصمیمات ممکن در اختیار دارند.
سیلوهای اطلاعاتی: وقتی انتشار اطلاعات بین کارکنان با مانع رو به رو شود، این نوع سیلو به وجود می‌آید.
3. اطلاعات تکراری یا قدیمی را کاهش می دهد
بعد از اینکه وقت خود را صرف جستجوی اطلاعات کردید و در نهایت آن را پیدا کردید، چگونه می توانید متوجه شوید که این اطلاعات معتبرترین و جدیدترین اطلاعات است؟ هنگامی که اطلاعات شرکت در چندین سیستم وجود دارد، شما در معرض خطر تصمیم گیری یا ارجاع اطلاعاتی هستید که دقیق نیستند. مدیریت دانش منبعی واحد از اطلاعات قابل اعتماد ایجاد میکند تا بتوانید سریعتر سازگار شوید و بدون خطر استفاده از اطلاعات قدیمی، انعطاف پذیر باشید.
4. از سیلوهای شرکت جلوگیری می کند
مدیریت دانش خوب خطر سیلوهای اطلاعاتی را از بین می برد و فرهنگ شفافیت و ارتباطات را تشویق می کند. سیلو اطلاعات زمانی است که اطلاعات فقط برای یک فرد یا تیم شناخته شده است و به طور بالقوه از دانستن اطلاعات مورد نیاز سایر بخش ها برای همکاری موثر جلوگیری می کند. مدیریت دانش به طور مؤثر تضمین می کند که همه به دانش مورد نیاز برای کار در راستای اهداف شرکت و بهره وری دسترسی دارند.
سیلوهای سازمانی می‌توانند در هر شرکت یا سازمان وجود داشته باشند. سیلو می‌تواند از شرکت‌های مطرح بین المللی گرفته تا کسب و کارهای نوپای ده عضوی وجود داشته باشد؛ ربطی به اندازه شرکت ندارد. سیلوهای سازمانی در دنیای سریع امروز یک مانع ناخوشایند در راه موفقیت سازمان است. سازمان‌هایی که دارای این سیلوها هستند یا زمینهٔ آن را دارند، مشکلات زیادی در مورد گردش اطلاعات و منابع دارند.
اطلاعات جمع آوری شده به عنوان بخشی از مدیریت دانش می تواند شامل موارد زیر باشد:
توماس اچ. داونپورت، کارشناس تحلیل تجاری، در مقاله ای در سال 2015 برای وال استریت ژورنال توضیح داد که دلایل زیادی وجود دارد که چرا KM از نظر تاریخی شکست خورده است، اما دلایل اصلی سه چیز است: