فرآیندهای قوی مدیریت دانش، اقدامات مدیریت دانش از جمله کشف، جذب، سازماندهی، ارزیابی، اشتراک گذاری را در فرآیندهای تجاری موجود ادغام می کند تا کاربر نهایی داخلی یا خارجی بتواند به راحتی به آن دانش دسترسی پیدا کنند، اعمال کند و یا در صورت نیاز به روز کنند.
چگونه فرآیند مدیریت دانش را توسعه می دهید؟
توسعه سیستم‌ها و فرآیندهای مدیریت دانش در کسب‌وکار شما مستلزم ارزیابی اولیه فرآیندهای کسب‌وکار موجود شماست، بنابراین اعضای تیم مدیریت دانش می‌توانند مراحل KM را در جایی که منطقی‌تر هستند ادغام کنند. جفت کردن مراحل یا اقدامات صحیح مدیریت دانش با فرآیندهای تجاری مناسب به افراد سازمان شما امکان می دهد به دانشی که برای تصمیم گیری های مهم، افزایش کارایی، برقراری ارتباط با تیم یا مشتریان خود، آموزش موثر کارکنان، اضافه کردن تخصص خود و غیره نیاز دارند، دسترسی داشته باشند.
در این قسمت نگاهی به متداول ترین مراحل و فرآیندهایی که یک کسب وکار ممکن است در رابطه با مدیریت دانش موثر داشته باشد میندازیم :
مراحل معمول در فرآیندهای مدیریت دانش
کشف: فرآیند مدیریت دانش با کشف آغاز می شود. کشف دانش، فرآیند استخراج اطلاعات از داده ها است که می تواند برای استراتژی، عملیات، ارتباطات و توسعه روابط سازمان شما مفید باشد. استفاده از داده‌کاوی برای شناسایی الگوها، روندها یا همبستگی‌ها در مجموعه‌های بزرگ داده‌های معاملاتی یا ارتباط با مشتری، نمونه‌ای از کشف است.
جذب: جذب دانش، کسب دانشی است که سازمان شما از قبل در اختیار دارد – در درون کارکنان، تیم‌ها، اسناد یا فرآیندها – و همچنین دانش خارجی، بنابراین می‌توان آن را مستند کرد، ارتباط داد و به نفع کسب‌وکارتان به اشتراک گذاشت. انجام ممیزی اسناد موجود و تشویق به ایجاد محتوا در حوزه‌های دانشی که در آن شکاف دارید، کلید کسب دانش است.
سازمان: سازماندهی دانش به معنای توصیف، طبقه بندی و نمایه سازی اطلاعات است تا بتوان آنها را به راحتی بازیابی و پیمایش کرد و مورد استفاده مجدد قرار داد و بین کارمندان، تیم ها و سایر کاربران حیاتی به اشتراک گذاشت. سیستم مدیریت دانش مناسب میتواند به شما در مرتب‌سازی و تقسیم‌بندی دانش کمک کند تا افرادی که بیشتر به آن نیاز دارند به راحتی به اطلاعات دسترسی داشته باشند.
ارزیابی: برای اینکه دانش بتواند تصمیمات تجاری سودمند را هدایت کند، همکاری و نوآوری را ایجاد کند و فرآیندهای داخلی و خارجی را بهبود بخشد، باید اطمینان حاصل کنید که دانش مورد تایید است. این بدان معنی است که فرآیندهایی را یکپارچه کنید که این اطمینان را حاصل نمایند که هر اطلاعاتی که سازمان شما قصد استفاده از آن را دارد دقیق، کامل، سازگار و به روز است. ویژگی های اعتبار سنجی خودکار در سیستم مدیریت دانش شما و همچنین بررسی های منظم توسط کارشناسان داخلی شما بسیار مهم است.
اشتراک گذاری: اشتراک دانش هم شامل در دسترس قرار دادن دانش برای کسانی است که فعالانه آن را در سازمان شما جستجو می کنند و هم مستقیماً دانش مناسب را به کاربر منتقل می کند که می تواند آن را به نفع کسب و کار شما به کار گیرد. رهبران تیم باید به طور منظم، اشتراک گذاری دانش را تشویق و مشوق آن باشند.
استفاده مجدد/کاربرد: استفاده مجدد یا کاربرد دانش زمانی است که یک فرد یا تیم می تواند دانش کسب شده (و سازماندهی/ارزیابی شده) را دریافت کند و از آن دانش برای افزایش کارایی، بهبود عملیات تجاری، تکمیل یک کار استراتژیک، ارتباط موثرتر با همکاران یا مشتریان و غیره استفاده کند. برای مثال، یک درس مستند از تعامل پیچیده یک کارمند با مشتری، ممکن است فرآیند را برای یک همکار در موقعیت مشابه ساده کند.
ایجاد: خلق دانش زمانی است که افراد یا تیم‌های درون سازمان شما آنچه را که آموخته‌اند – از طریق تمرین، تعاملات داخلی و خارجی، تحقیقات مستقل و سایر تجربیات- به دانش جمعی سازمان اضافه می‌کنند. سپس آن دانش فردی می تواند به اشتراک گذاشته شود ویا مورد استفاده مجدد قرار گیرد و همچنین در آینده گسترش یابد.
7 مدل اصلی دانش وجود دارد که با هم کار می کنند تا نحوه تبادل اطلاعات و یادگیری مفاهیم جدید را شکل دهند. در این مقاله درک بهتری از انواع دانش بدست میاوریم. هنگام ایجاد یک استراتژی مدیریت دانش، باید انواع مختلف دانش را در نظر گرفت تا نتیجه نهایی (ایجاد پایگاه دانش) به دست آید که تا حد امکان در کوتاه مدت و بلند مدت مفید باشد.
انواع مختلف دانش کدامند؟
1. دانش صریح (Explicit Knowledge)
دانش صریح، دانشی است که موضوعاتی را پوشش می دهد که به راحتی می توان آنها را به طور سیستماتیک (به صورت نوشتاری) مستند کرد و با معیار و مقیاس به اشتراک گذاشت یعنی آنچه ما به عنوان اطلاعات ساختاریافته در نظر می گیریم. وقتی دانش صریح به خوبی مدیریت شود، می تواند به شرکت کمک کند تا تصمیمات بهتری گرفته شود، در زمان صرفه جویی شود و عملکرد را افزایش دهد.
این نوع دانش صریح همه چیزهایی هستند که به طور سنتی در یک پایگاه دانش یا به عنوان بخشی از یک استراتژی مدیریت دانش جمع‌آوری می‌شوند. این اسناد رسمی است که می تواند برای انجام یک کار، تصمیم گیری یا اطلاع رسانی به مخاطب استفاده شود.
نمونه های دانش صریح :
شرکت ها می توانند دانش صریح را با حفظ اطلاعات مستند در پایگاه دانش شرکت به اشتراک بگذارند. نمونه‌هایی از دانش صریح شامل مواردی مانند پرسش‌های متداول، دستورالعمل‌ها، داده‌های خام و گزارش‌های مرتبط، نمودارها و مستندات استراتژی های شرکت است.
2. دانش تلویحی (Implicit Knowledge)
دانش تلویحی اساساً مهارت ها یا دانشِ آموخته شده است یا با گرفتن دانش صریح و به کار بردن آن در یک موقعیت خاص به دست می آید. اگر دانش صریح کتابی در مورد مکانیک پرواز و نمودار چیدمان کابین هواپیما باشد، دانش تلویحی آن چیزی است که وقتی آن اطلاعات را برای پرواز با هواپیما به کار می برید، اتفاق می افتد.
دانش تلویحی یا غیرواضح زمانی به دست می آید که بهترین روش انجام کاری را بیاموزید. سپس می توانید از آن تجربه استفاده کرده و آن را با سایر اطلاعات آموخته شده ترکیب کنید تا یک مشکل کاملاً جدید را حل کنید.
این نوع دانش به روال از پایگاه‌های دانش رسمی حذف شده است، زیرا مستندسازی و ضبط آن به روشی مقیاس‌پذیر میتواند دشوار باشد. برای افزودن آن به پایگاه دانش، به این صورت فکر کنید: “چه چیز جدیدی یاد گرفتم، آیا برای دیگران مفید است و چگونه می توانم آن را توضیح دهم؟” در اینجا نمونه ای از دانش تلویحی مستند آمده است:
نمونه های دانش تلویحی
در حالی که مستند کردن دانش تلویحی میتواند دشوارتر باشد، برخی از نمونه‌های دانش تلویحی میتواند شامل توانایی فرد برای اولویت‌بندی وظایف یا دستکاری و تنظیم پروژه‌ها برای رسیدن به مهلت‌های زمانی معینشان باشد.
3. دانش ضمنی (Tacit Knowledge)
دانش ضمنی اطلاعات نامشهودی است که توضیح آن به روشی ساده دشوار است، مانند چیزهایی که اغلب بدون اینکه لزوما گفته شوند «درک» می شوند و معمولا شخصی یا فرهنگی هستند. این نوع دانش غیر رسمی است، با تجربه در طول زمان آموخته می شود و معمولاً در یک موقعیت خاص کاربرد دارد.
وقتی بتوان آن را بدست آورد، باید به یک پایگاه دانش اضافه شود. انجام این کار، به اشتراک گذاری تخصص به دست آمده در طول زمان با افرادی که ممکن است به آن نیاز داشته باشند را آسان می کند.
نمونه های دانش ضمنی
انتقال دانش ضمنی ممکن است دشوار باشد و معمولاً نمی توان آن را ذخیره کرد. نمونه ای از دانش ضمنی می تواند توانایی فروشنده در دانستن زمان مناسب برای ارائه حرف خود در طول جلسه باشد. ترکیبی از تجربه، خواندن نشانه های اجتماعی و سایر عوامل شخصی باید در کنار هم قرار گیرند تا آن دانش منحصر به فرد را شکل دهند.
از آنجایی که این دانش با تجربه در طول زمان آموخته می‌شود، شرکت‌ها می‌توانند با به اشتراک گذاشتن تکنیک‌ها و نکاتی در مورد مدیریت موقعیت‌های خاص، به کارکنان کمک کنند تا دانش ضمنی خود را تقویت کنند. یک مثال از این میتواند فهرستی از عبارات برای سرنخ‌های فروش باشد که باید هنگام رسیدگی به شکایات مشتریان به آن توجه کنید. سرنخ فروش میتواند درک بهتری ایجاد کند که در مواجه با نتایج گفتگو چگونه عمل کرد.
4. دانش اعلامی یا اظهاری
دانش اعلامی که می‌توان آن را دانش گزاره‌ای نیز دانست، به اطلاعات و حقایق ثابتی اشاره دارد که مختص یک موضوع معین است که به راحتی قابل دسترسی و بازیابی است. این نوعی دانش است که در آن فرد آگاهانه از درک خود از موضوع مطلع است.
این نوع دانش معمولاً در اسناد یا پایگاه‌های اطلاعاتی ذخیره می‌شود و بیشتر روی «چه کسی»، «چه»، «کجا» و «چه زمانی» در اطلاعات و کمتر بر روی «چگونه» یا «چرا» تمرکز دارد. وقتی مستند باشد، پایه ای برای درک موضوع ایجاد می کند و می تواند به شرکت ها کمک کند تا نحوه به اشتراک گذاری دانش رویه ای و صریح را بهبود بخشند.
نمونه های دانش اعلامی
برخی از نمونه‌های دانش اعلامی شامل توانایی فرد برای دانستن اهداف شرکت برای هر سال است. فرد همچنین می تواند با خواندن خبرنامه شرکت که در آن اهداف و معیارها در بین تیم ها به اشتراک گذاشته می شود، درک کند که عملکرد چگونه اندازه گیری می شود.
5. دانش رویه ای
دانش رویه‌ای بر «چگونگی» عملکرد موضوعات متمرکز است و از طریق توانایی فرد برای انجام کاری نشان داده می‌شود. در جایی که دانش اعلامی بیشتر بر “چه کسی، چه چیزی، کجا یا چه زمانی” تمرکز می کند، دانش رویه ای کمتر بیان می شود و از طریق عمل نشان داده می شود یا از طریق دستورالعمل ها مستند می شود.
نمونه های دانش رویه ای
برگرفته از ریشه “رویه” یعنی یک نمونه از دانش رویه ای می تواند شامل یک رویه عملیاتی استاندارد در مورد نحوه انجام وظایف خاص باشد.
6. دانش پسینی
دانش پسینی نوعی دانش ذهنی است که از تجربه فردی به دست می آید. در حالی که این نوع دانش نمی‌تواند بر اساس دانش یک شرکت مستند شود، اما همچنان نقش مهمی در موفقیت تیم‌ها دارد. این نوع دانش به افراد این توانایی را می دهد که نقاط قوت و ضعف خود را که از تجربیات آنها ناشی می شود، بشناسند و می تواند به شرکت ها کمک کند تا مجموعه مهارت های تیم خود را متنوع کنند.
نمونه های دانش پسینی
با توجه به اینکه دانش پسینی از تجربیات فردی به دست می‌آید، برخی از نمونه‌های دانش پسینی میتواند شامل توانایی فرد برای رهبری تیم‌ها بر اساس نقش‌های قبلی‌شان در مدیریت، یا توانایی کاهش تنش یا گسترش موقعیت‌های پرتنش باشد.
7. دانش پیشینی
دانش پیشینی برعکس دانش پسینی است و مستقل از تجربه یا شواهد به دست می آید. این نوع دانش اغلب از طریق استدلال منطقی یا توانایی فرد برای تفکر انتزاعی به اشتراک گذاشته می شود. اگرچه دانش پیشینی لزوماً مستند نیست، اما اغلب به شکل توانایی تیم برای درک و استدلال در مواجهه با موقعیت ها نشان داده می شود.
نمونه های دانش پیشینی
نمونه هایی از دانش پیشینی می تواند شامل توانایی فرد برای برتری در ریاضیات یا استدلال منطقی به دلیل توانایی طبیعی آنها در درک و تفسیر اطلاعات بدون نیاز به توضیح بیشتر باشد.