مدیریت فرایند کسب و کار یا BPM (business process management)
مدیریت فرآیند کسب و کار چیست؟
مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) یک رویکرد ساختاریافته برای بهبود فرآیندهایی است که سازمان ها برای انجام کار، خدمت به مشتریان خود و ایجاد ارزش تجاری از آنها استفاده می کنند. فرآیند کسب و کار یک فعالیت یا مجموعه ای از فعالیت ها است که به تحقق اهداف سازمان مانند افزایش سود کمک می کند. BPM از روش‌های مختلفی برای بهبود فرآیند کسب‌وکار همچون تجزیه و تحلیل آن، مدلسازی نحوه عملکرد آن در سناریوهای مختلف، اجرای تغییرات، نظارت بر فرآیند جدید و بهبود مستمر توانایی خود برای هدایت خروجی ها و نتایج کسب وکار مورد نظر استفاده می‌کند.
BPM یک نظام گسترده و طبق تعریف، یک رشته پویا با توجه به اینکه چگونه نقش‌های سازمانی، قوانین، تاکتیک‌ها، اهداف تجاری و سایر عناصر، دائماً در حال تغییر هستند، میباشد. در طول سال‌ها، BPM انواع متدولوژی های بهینه‌سازی، از شش سیگما و مدیریت ناب گرفته تا Agile را در خود جای داده است.
از آنجایی که فرآیندهای تجاری در برخی از شرکت ها بیش از حد بزرگ و پیچیده شدند به صورتی که بدون کمک ابزارهای خودکار قابل مدیریت نبودند، محصولات نرم افزاری BPM برای پشتیبانی از تغییرات تجاری در مقیاس بزرگ توسعه یافتند. این فناوری‌های فعال BPM به نوبه خود با پیشرفت در هوش مصنوعی، یادگیری ماشین و سایر فناوری‌های به اصطلاح هوشمند که راه‌های جدیدی برای کشف، طراحی، اندازه‌گیری، بهبود و خودکارسازی گردش‌های کاری ارائه می‌دهند، تکامل یافته‌اند. با ظهور کسب‌وکار دیجیتال، تمرکز سنتی BPM بر فرآیندهای پشتیبان به سمت بهینه‌سازی سیستم‌های تعامل مشتریان و کارکنان تغییر کرده است.
به عنوان یک رشته، مدیریت فرآیند کسب و کار نیز می تواند گیج کننده باشد. عملکرد آن در بین سازمان ها بسته به اندازه، بلوغ فرآیند، پیچیدگی فنی، فرهنگ سازمانی و منابع آنها بسیار متفاوت است. می‌تواند از نظر دامنه محدود یا بزرگ باشد: اصول و تکنیک‌های BPM را می‌توان برای مدیریت یک فرآیند واحد، مانند جذب مشتری جدید، یا برای یک تحول تجاری بزرگ که نیازمند اجرای فرآیندهای کاملاً جدید است، به کار برد. موفقیت یک ابتکار BPM تا حد زیادی به ظرفیت سازمان برای دیدن ارزش در بهبود فرآیند بستگی دارد.
چرا مدیریت فرآیند کسب و کار مهم است؟
مدیریت فرآیند کسب و کار مهم است زیرا فرآیندهای تجاری موثر برای موفقیت شرکت بسیار مهم هستند. نمونه‌های متداول فرآیندهایی که به شرکت‌ها کمک میکنند تا اهداف تجاری را هدایت کنند شامل موارد زیر است:
توسعه و ساخت محصول جدید
انجام سفارش محصول
مدیریت خدمات مشتری
جذب یک کارمند جدید
این عملیات تجاری می تواند صدها یا حتی هزاران کار(Task) و تأییدیه های مورد نیاز برای تکمیل آنها را شامل شود و معمولاً افراد، سیستم های فناوری اطلاعات و سایر ماشین آلات را در کسب و کار درگیر می کند و همچنین می تواند ارائه دهندگان برون سپاری فرآیندهای تجاری را نیز در بر گیرد. یک فرآیند تجاری که به خوبی طراحی شده است، این وظایف را به مراحل ساختاریافته و قابل تکرار تقسیم می کند که کارکنان می توانند برای ایجاد نتایج ثابت دنبال کنند. مراحل تکرارپذیر به سازمان ها کمک می کند تا منابع مورد نیاز خود را پیش بینی کنند و خطر تخصیص کم یا بیش از حد منابع را کاهش دهند. اندازه‌گیری مراحل، پیوندها و گلوگاه ها را آشکار می‌کند و راه را برای بهبود فرآیندهای تجاری بالقوه نشان می‌دهد.
مراحل چرخه حیات BPM چیست؟
همانطور که اشاره شد BPM زمینه های زیادی را پوشش می دهد. بسیاری از کارشناسان BPM هنگام توصیف یک پروژه BPM به پنج مرحله زیر اشاره می کنند:
(Design) طراحی : فرآیند موجود را تجزیه و تحلیل کنید تا ببینید چه چیزی می تواند بهبود یابد. سپس، با استفاده از استانداردسازی و اتوماسیون، فرآیند کسب و کار را همانطور که در حالت ایده آل باید وجود داشته باشد، توسعه دهید.
(Model) مدلسازی : به نحوه عملکرد فرآیند تجاری بازطراحی شده در سناریوهای مختلف نگاه کنید.
(Implement) پیاده سازی : بهبودهایی از جمله استانداردسازی و اتوماسیون فرآیند را انجام دهید.
(Monitor) نظارت : پیشرفت‌ها را دنبال کنید تا ببینید چگونه عملکرد میکنند.
(Optimize) بهینه سازی : به بهبود فرآیند کسب و کار به طور مداوم ادامه دهید.
برخی از متخصصان مرحله ششم را – مهندسی مجدد فرآیند کسب و کار (BPR) – نامگذاری میکنند.
در حالی که چرخه عمر BPM به اندازه کافی ساده به نظر می رسد، هر مرحله می تواند ماه ها یا بیشتر طول بکشد و نیاز به برنامه ریزی دقیق دارد. فرآیندهای تجاری معمولاً چندین سیستم و بخش را در بر می گیرند. به عنوان مثال، استخدام یک کارمند می تواند نه تنها منابع انسانی، بلکه بخش فناوری اطلاعات را برای صدور گواهینامه های امنیتی و تجهیزات کامپیوتری، امور مالی برای تنظیم اسناد مالیاتی، برنامه های آموزشی برای آموزش در حین کار و غیره درگیر کند.
بهبود فرآیند کسب‌وکار معمولاً گروه‌های زیادی از افراد را شامل می‌شود، از جمله موارد زیر:
مدیران مسئول همسویی فرآیندهای کسب و کار با اهداف تجاری؛
متخصصان BPM برای کمک به توسعه فرآیندها؛
صاحبان فرآیند کسب و کار؛
کارکنانی که کار را انجام می دهند؛
متخصصان فناوری اطلاعات که مسئول پیاده سازی ابزارهای فعال کننده BPM هستند.
علاوه بر این، کار کشف و تجزیه و تحلیل گردش‌های کاری موجود، تولید و آزمایش مدل‌های جدید و بهینه‌سازی یک فرآیند تجاری می‌تواند هزاران سند ایجاد کند. اگر BPM به خوبی مدیریت نشود، فضای زیادی برای شکست وجود دارد.
مزایای مدیریت فرآیند کسب و کار چیست؟
رویکرد ساختاریافته BPM برای مدیریت فرآیندهای تجاری، کیفیت کار و کارایی عملیاتی را بهبود می بخشد و دلایل اصلی هستند که شرکت ها آن را اتخاذ می کنند. یک برنامه BPM به خوبی اجرا شده می تواند اتلاف را حذف کند، خطاها را کاهش دهد، در زمان صرفه جویی کند، انطباق را بهبود بخشد، چابکی را افزایش دهد، از تحول دیجیتال پشتیبانی کند و در نهایت به ارائه محصولات و خدمات بهتر به مشتریان کمک کند.
BPM همچنین به دلایل زیر می تواند یک ابزار مدیریت موثر باشد:
تمرکز BPM بر استانداردسازی فرآیندها، خطر خطای انسانی را کاهش می دهد.
تجزیه و تحلیل های جاسازی شده به مدیران دید بیشتری نسبت به عملکرد فرآیند می دهد و به آنها کمک می کند تا گلوگاه ها را شناسایی کنند.
ابزارهای اتوماسیون کارایی را افزایش می دهند و به کارمندان اجازه می دهند روی کارهایی که نیاز به تخصص و مداخلات انسانی دارند تمرکز کنند.
همه موارد فوق به کارکنان زمان بیشتری برای شناسایی سایر پیشرفت ها و اتوماسیون های فرآیند برای بهبود مستمر فرآیندهای کسب و کار می دهد.
اگر به خوبی انجام شود، مزایای BPM عملاً در تمام جنبه های عملیات نفوذ می کند.
چرا باید از مدیریت فرایند کسب و کار استفاده کنیم؟
BPM فرض می‌کند که کسب‌وکارها توسط فرآیندها اداره می‌شوند و یک فرآیند مؤثرتر از مجموع اجزای آن است. هم افزایی یا سینرژی می گوید که وظایف فردی که برای دستیابی به اهداف یک واحد تجاری یا سازمان خاص بهینه شده‌اند، می‌توانند هدف فرآیند کلی کسب وکار را تضعیف کنند. یکی از اهداف مدیریت فرآیند کسب و کار، حمایت از رهبران سازمانی است که به دنبال دستیابی به کارایی عملیاتی از طریق مدیریت گردش کار و سایر تصمیمات تاکتیکی هستند و در عین حال فرآیند کلی را در تحقق اهداف سازمانی مؤثرتر می‌سازند.
آینده مدیریت فرآیند کسب و کار چیست؟
BPM – یک رویکرد ساختاریافته برای بهبود فرآیندهای تجاری – یک رشته جدید نیست، اما یک رشته در حال تکامل است که توسط ماهیت پویای نحوه انجام کار و تجارت در قرن بیست و یکم به جلو هدایت می شود. پذیرش تقریباً همه جانبه فناوری دیجیتال، نیاز کسب‌وکارها به فعالیت در یک بازار دیجیتال و تغییر به کار از راه دور در طول همه‌گیری کووید-19، کسب‌وکارها در هر اندازه‌ای را وادار کرده است تا فرآیندهایی را که برای تحقق اهداف تجاری خود استفاده میکنند، ارزیابی کنند.
استفاده از BPM برای بهبود و بهینه سازی فرآیندهای تجاری مقدماتی که با کارمندان و مشتریان درگیر می شود، به یک تمایز رقابتی برای شرکت ها تبدیل خواهد شد.