مفهوم منابع انسانی داده محور چیست؟

منابع انسانی داده محور

شرکت ها بدون داشتن نیروی انسانی مناسب از اعتبار خاصی برخوردار نیستند. آن دسته از شرکتهایی که قادر به جذب نیروی انسانی با مهارت ها و استعدادهای ویژه ای هستند، با احتمال بیشتری در مقایسه با دیگران، از مزیت های رقابتی (به عنوان یکی از عوامل اصلی زمینه ساز موفقیت حال حاضر و آینده سازمان ها برخوردار خواهند بود. براین اساس، انتخاب افراد مناسب در کانون توجه سازمان ها قرار گرفته است و بی شک آنها به منظور شناسایی، استخدام و نگهداشت افراد، از سیستم ها و فرایندهای هوشمندی در این زمینه استفاده می کنند با در نظر گرفتن این ضرورت، از تیم های منابع انسانی انتظار می رود تا با اقدامات شایسته به سازمان ها در دستیابی و حفظ و تعالی منابع انسانی کمک کننند. این در حالی است که بر اساس بررسی های موجود، بسیاری از تیم های منابع انسانی بیشتر زمان خود را صرف کارهای اداری و یا موضوعات قانونی )دغدغه های حقوقی( می کنند. برای نمونه، فعالیتهای مربوط به ارزیابی عملکرد، تهیه جزئیات مربوط به اقدامات روزمره کارکنان و مدیریت آنها، فعالیتهای زائد و پرهزینه ای همچون پیمایش سالانه رضایت شغلی کارکنان، بخش عمده ای از زمان ارزشمند تیم های منابع انسانی را به خود اختصاص می دهد. در حالی که با در نظر داشتن نقش اساسی این تیم ها در تأمین منابع انسانی مناسب به عنوان یک ضرورت استراتژیک برای سازمان ها، انتظار می رود تا این زمان، صرف کارهای مهم تری شود. از سوی دیگر، با در نظر داشتن اینکه فلسفه وجودی واحدهای منابع انسانی بسیار انسان محور است و به شاخص ها و عوامل انسانی گرایش بیشتری دارد تا آنکه با اعداد، ارقام و داده های کمی سروکار داشته باشد، در شرایطی که حتی اگر استفاده از داده ها در این حوزه ضرورت یابد، الزاما به روش های هوشمندانه ای از این داده ها در راستای تحقق اهداف سازمانی استفاده نمی شود. به عنوان نمونه بسیاری از تحلیل داده های منابع انسانی همچون میزان غیبت و یا تعداد ساعات دوره های آموزشی گذرانده شده کارکنان، صرفا در فرم های مربوط به شاخص های کلیدی عملکرد مشاهده می شوند. یکی از علت های این اتفاق )محدودشدن تحلیل داده های منابع انسانی صرفا به فرم های شاخص های کلیدی عملکرد(، سهولت اندازه گیری این سنجه ها و یا اقبال عمومی است که در شرکتهای دیگر نسبت به استفاده از این سنجه ها وجود دارد. این در حالی است که در دوران حاضر، سنجه های منحصر به فرد و ارزشمندی فراوانی وجود دارد که ضمن همراه داشتن بینش های تجاری مهم، اثرات چشمگیری را نیز بر عملکرد و نتایج سازمان ها به همراه داشته است.

هدف از بیان مطالب بالا این نیست که تیم های منابع انسانی دیگر نباید انسان محور باشند و یا دغدغه نیروی کار را نداشته باشند، بلکه به دنبال تأکید بر نقش های در حال تغییر واحدهای منابع انسانی در دوران معاصر هستیم. به بیان دیگر، در عصر حاضر که با دوره مکانیزه یا خودکارسازی،” روبات ها و هوش مصنوعی” روبه رو هستیم، نیروی انسانی همانند گذشته باز هم به عنوان محرک اصلی موفقیت سازمان ها مورد توجه قرار گرفته است. انتظار می رود تا تیم های منابع انسانی با کسب قابلیت و توانایی گردآوری و تجزیه و تحلیل حجم روزافزونی از داده های مرتبط با افراد، قادر به ارزش آفرینی و ارائه پیشنهادهایی ارزشمند در راستای دستیابی به اهداف راهبردی و استراتژیک سازمان ها شوند، به عبارت دیگر، این تیم ها باید به سوی داده محور شدن حرکت کنند. 

ظهور منابع انسانی داده محور یا منابع انسانی هوشمند

در دنیای امروزی همه چیز به سرعت در حال تغییر است و جهان پیرامون ما هر روز هوشمندتر از گذشته می شود. در عصر حاضر، بیشتر فعالیت هایی که ما در محیط کارمان انجام میدهیم از فعالیت های روزمره کارکنان، میزان تمرکز بر کار، نشاط و رفاه کارکنان تا فعالیت های کلان تری که شرکت ها درگیر آن هستند، قابل اندازه گیری شده اند. این حجم کلان از داده ها (انفجار داده) سبب شده است تا داده های بیشتری در اختیار تیم های منابع انسانی قرار بگیرد و به صورت بالقوه قابلیت بینش افزایی بیشتری در مقایسه با گذشته داشته باشند. 

مفهوم منابع انسانی داده محور چیست؟

 منابع انسانی داده محور یا منابع انسانی هوشمند عبارت است از بهره مندی از حجم عظیم داده ها به روش های هوشمندانه برای استخراج بینش هایی که نه تنها عملکرد افراد را در سازمان ها (که شامل تیم منابع انسانی نیز می شود) ارتقا میدهد؛ بلکه موفقیت های کلان تری را نیز برای سازمان ها به همراه دارد. تیم های منابع انسانی می توانند داده ها را به منظور تصمیم گیری بهتر در حوزه منابع انسانی، ارزیابی دقیق تر و درک عمیق تر از تأثیرات تجاری منابع انسانی و همچنین، بهبود تصمیم گیری رهبران در موضوعاتی که به کارکنان مرتبط هستند، به کار بگیرند. از سوی دیگر، واحدهای منابع انسانی می توانند از داده های اشاره شده برای بهبود فرایندها و عملیات خود و در راستای افزایش کارایی و اثربخشی، توسعه شادابی، سرزندگی و اثربخشی نیروی کار استفاده کنند. تا در نهایت، تأثیرات معنی داری بر قابلیت ها و توانمندی شرکت ها به منظور دستیابی به اهداف راهبردی خود داشته باشند. اکنون، علی رغم آنکه ایده منابع انسانی داده محور به سرعت در حال رشد است؛ ولی در بیشتر شرکت ها (به استثنای برخی از شرکت های بزرگ و یا شرکت های بسیار نوآور)، اثر آن دیده نمی شود. واحدهای منابع انسانی و به عبارت کلی تر، مدیریت افراد در سازمان ها با انقلابی مواجه شده که شروع آن با موجی از داده ها و تجزیه و تحلیل آنها همراه بوده است. با در نظر داشتن فلسفه وجودی این بخش از سازمان ها (واحدهای منابع انسانی) که به صورت سنتی بر موضوعاتی نرم همچون افراد، فرهنگ، یادگیری و توسعه، مشارکت (درگیر کردن) کارکنان متمرکز است؛ متوجه خواهیم شد که واحدهای منابع انسانی به صورت روزافزون و به شدت، به داده و تجزیه و تحلیل آن وابسته می شوند. واحدهای منابع انسانی در سازمان ها، از جمله واحدهایی هستند که مجموعه ای از فعالیت های غنی از داده را در بردارند. به عنوان نمونه کارفرمایان از دیرباز این داده ها و تحلیل های مربوط به آنها را در راستای برنامه های توسعه ای سازمان ها و یا برای فهم بهتر سنجه هایی همچون رضایت شغلی کارکنان استفاده می کردند. این در حالی است که ظهور داده های کلان در این دوران از یک سو به تسهیل فعالیت های مورد اشاره منجر شده است و از سوی دیگر، هدایتگر سازمانها به سوی افق های (مسیر های) جذاب جدید شده است. 

به حداکثر رساندن ارزش افزایی

در نظر داشتن مفهوم هوشمندی،مهم ترین اولویت مدیریت منابع انسانی داده محور، خلق ارزش افزوده برای سازمان با راه های هوشمندانه ای است که به کارگیری همه ابزارهای در دسترس تیم منابع انسانی از جمله داده، حسگرها، تحلیل ها، یادگیری ماشین و هوش مصنوعی منجر می شود. تیم های منابع انسانی با بهره گیری از داده به روشی هوشمندانه و همچنین، با به کار گیری ابزارهای تحلیلی مناسب برای تبدیل این داده ها به بینش های اساسی موردنیاز برای کسب و کار خود، فواید چشمگیری را نصیب سازمان ها خواهند کرد. به عنوان نمونه، می توان به روش مدیریت شرکت گوگل اشاره کرد که به کارکنان خود وعده های غذایی رایگان، کمک هزینه های قابل توجه برای تعطیلات، فراهم ساختن فضای استراحت کوتاه مدت روزانه و مهیا ساختن فضای خاصی برای فعالیت های مفرحی مانند پرورش میوه و سبزیجات در محیط کار اختصاص می دهد، در نتیجه چنین سیاست گذاری هایی است (البته نه فقط این دسته از سیاست ها) که اکنون در گروه راهبری گوگل شاهد تعداد زیادی نیروی انسانی باهوش و شیفته شرکت هستیم، بدون شک، اتخاذ چنین تصمیماتی (فراهم آوردن چنین تسهیلاتی برای کارکنان) بر پایه داده (و تحلیل های ارزشمند)  بوده که به ارائه پیشنهادهایی از این دست برای افزایش رضایت کارکنان در این شرکت منجر شده است. 

رویکرد گوگل به افزایش رضایتمندی کارکنان، دنیای فناوری را به شدت تحت تأثیر قرار داده است به طوری که دیدگاه کارفرمایان سیلیکون ولی (silicon valley) را در خصوص قدرت و توانایی کارکنان تغییر داده و سبب شده است از شرکت های بزرگ تا شرکت های کوچک استارت آپی، به دنبال پیاده سازی رویکرد شرکت گوگل در محیط کاری خود باشند. همین امر سبب شده است تا علی رغم وجود نرخ جابه جایی قابل تأمل نیروی کار در دنیای فناوری، شرکت گوگل در ایالات متحده امریکا، به صورت پی در پی به عنوان برترین شرکت برای کار کردن از سوی مجله فورچون انتخاب شود

آیا منابع انسانی در جایگاه مناسب با مقاصدش ایستاده است؟

 واحدهای منابع انسانی باید به دو تیم مجزا تقسیم شوند: تیم اول با محوریت حمایت افراد و تیم دیگر با محوریت تحلیل داده های منابع انسانی، مسئولیت اصلی تیم نخست )حمایت نیروی انسانی( همان طوری که از عنوان این تیم مشخص است، رسیدگی به امورات کارکنان سازمان در سطوح متفاوت آن اعم از کارکنان سطوح عملیاتی تا رهبران ارشد است. از جمله وظایف این تیم کمک کردن به کارکنان برای توسعه فردی، نظارت و تقویت تعلق شغلی کارکنان، رسیدگی به موضوعات فرهنگی سازمان و به طور کلی، پیگیری تمامی موضوعاتی است که به رفاه کارکنان ارتباط پیدا می کند. از سوی دیگر، تیم تحلیل افراد به عنوان تیم دوم واحد منابع انسانی، برخلاف وظایف تیم نخست اکه بیشتر بر جنبه های نرم و انسانی مدیریت نیروی کار در سازمان متمرکز بود، با اتخاذ روش های علمی و تحلیلی، به مقوله منابع انسانی در سازمان می پردازد و به دنبال آن است تا در نهایت، عملکرد سازمان را با ارائه بینش هایی کلیدی برای کسب و کار بهبود بخشد. نقش اصلی تیم تحلیل منابع انسانی یافتن پاسخی برای سؤالاتی از این دست است 

شکاف استعدادی ما چیست؟ (با در نظر داشتن اهداف سازمان، به چه استعدادهایی نیاز داریم که اکنون در سازمان وجود ندارند؟ 

 چه چیزی یک نیروی کار را به کارمندی (عضو تیم) خوب برای شرکت مبدل می سازد؟ 

چطور می توان به بهترین شکل ممکن، این افراد )استعدادهای موردنیاز و کارکنان خوب آینده( را جذب کرد؟ 

پیش بینی خروج نیروی انسانی را در سازمان چگونه می توان انجام داد؟

حتما پاسخ به سؤالاتی این چنین صرفا از راه تأکید بر شهود و یا تنها با تقلید محض از تلاش های دیگر شرکت ها میسر نیست و نیازمند داده او تحلیل ارزشمند آنها است. هنوز هم بر این عقیده هستم که تیم های منابع انسانی در سازمان های معاصر ناگزیر به چنین دسته بندی در نظر گرفتن دو دسته تیم در واحد منابع انسانی، تیم حمایت از منابع انسانی و تیم تجزیه و تحلیل داده های منابع انسانی هستند تا به کمک آنها از داده ها مستمره بهره برد و به بیانی دیگر، پایه های هوشمندی و داده محور بودن را در واحدهای منابع انسانی خود پایه گذاری کنند. ممکن است شما با این دسته بندی که معرفی کردم، مخالف و یا موافق باشید؛ اما در هر دو حالت باید به این نکته توجه داشته باشید که سرعت تغییرات در دنیای کسب و کار امروز بسیار زیاد است و انتظار می رود تا واحدهای منابع انسانی به فکر ارزش آفرینی بیشتر برای سازمان ها باشند که این مهم از راه تمرکز بر داده ها میسر خواهد شد. 

همراستایی با اهداف شرکت

علاوه بر آنکه داده ها در واحد منابع انسانی (به عبارتی دیگر، در سطح واحدهای سازمانی به عنوان منبعی ارزشمند مورد توجه قرار می گیرند، در سطحی بالاتر (سطح کلان سازمان) نیز، نقش کلیدی در رسیدن شرکتها به اهداف و همچنین، در پیاده سازی استراتژی هایشان ایفا می کند. به دفعات، در همکاری خود با سازمان های متفاوت مشاهده کرده ام که این سازمان ها استراتژی خود را به صورتی موجز و قابل فهم در قالبی با عنوان «برنامه تک صفحه ای » تهیه می کنند. بخشی در بالای این صفحه وجود دارد که اهداف اصلی شرکت، چشم انداز و مأموریت آن را شامل می شود. مشابه همین برنامه یک صفحه ای که برای کل سازمان طراحی شده است ، در واحد منابع انسانی نیز برای بهره مندی هرچه مناسب تر از داده ها، استراتژی های مربوط به داده طراحی می شود. هدف اصلی شرکت )همانند آنچه در برنامه یک صفحه ای راجع به اهداف کلی سازمان وجود دارد( در این استراتژی ها )استراتژی داده ها در واحد منابع انسانی( به عنوان چراغ راه و هدایتگر استراتژی های مربوط به داده ها در واحد منابع انسانی مدنظر قرار می گیرد. به عبارت دیگر، در طراحی استراتژی های واحد منابع انسانی (از جمله استراتژی های مربوط به داده) اهداف شرکت باید به عنوان هدایتگر و راهبر ایفای نقش کند و براین اساس، استراتژی، تصمیمات و اقدامات مربوطه در این واحد واحد منابع انسان نیز باید در راستای اهداف سازمان طراحی و پیاده سازی شوند. در چنین شرایطی است که واحد منابع انسانی ضمن برنامه ریزی برای تحقق اهداف خود، در راستای اهداف کلان سازمان نیز گام بر می دارد و به عبارت دیگر، به ارزش آفرینی در سازمان دست می یابد. 

نحوه استفاده هوشمندانه از داده در واحد منابع انسانی

 علی رغم آنکه راه های بی شماری برای استفاده شرکت ها از داده وجود دارد؛ ولی در کل می توان این بهره مندی ها را در قالب چهار دسته زیر طبقه بندی کرد که در ادامه تشریح می شود. 

تصمیم گیری بهتر

 همان طوری که پیش تر نیز اشاره شد، ایده اصلی منابع انسانی داده محور، هوشمندسازی واحد منابع انسانی از هر راه ممکن و همچنین، تصمیم گیری هایی هوشمندانه در این واحد سازمانی است. داده علاوه بر اینکه می تواند به متخصصان واحد منابع انسانی در تصمیم گیری بهتر در محدوده فعالیت های این واحد (همچون استخدام و ارزیابی های عملکرد هوشمندانه تر) یاری رساند، به شکل گیری گزارش های بخش های دیگر شرکت نیز کمک می کند و در حالت کلی، به حمایت و پشتیبانی از تصمیمات شرکت منجر می شود. علاوه بر آن، داده های منابع انسانی با فراهم آوردن بینش هایی ارزشمند در خصوص متغیرهای مربوط به کارکنان می توانند در فرایند تصمیم گیری تیم راهبری سازمان ها نقش بسزایی ایفا کند. در همین راستا، واحد منابع انسانی هوشمند نیز می تواند با فراهم آوردن داده های موردنیاز، نقش کلیدی در این فرایند ایفا کند. اکنون، بیشتر داده های منابع انسانی در سازمان ها یا به صورت موقتی (برای نمونه، برای یک موضوع خاص) و یا به شیوه هایی غیر کارا (همچون انجام نظرسنجی از کارکنان که با هزینه های سنگین همراه است) استفاده می شوند. 

بهبود عملیات

دومین دسته از کاربردهای داده در سازمان ها به بهبود فرایندها و عملیات های سازمانی مربوط می شود که در واحد منابع انسانی نیز همچون سایر بخش های سازمان، نقشی حیاتی را در بهبود فعالیت های این واحد دارد. داده ها به متخصصان منابع انسانی کمک می کند تا نگاه ویژه ای به فعالیت های این واحد همچون ایمنی، رفاه کارکنان و فرایند جذب داشته باشند و در پاسخ به سؤالاتی چون: «بیشترین اقدامات و تلاش های واحد منابع انسانی از لحاظ زمان و میزان تلاش، صرف چه کارهایی می شوند؟ چطور می توان به ساده سازی و بهبود کارها در این واحد اقدام کرد؟» جواب های مشخصی را ارائه می دهد. تجزیه و تحلیل داده ها به متخصصان منابع انسانی این قابلیت را میدهد تا ضمن شناسایی حوزه هایی برای بهبود و توسعه، به خودکارسازی فرایندهای این واحد برای کاراتر کردن آنها اقدام کنند. 

شناخت مشتریان

 شناخت مشتریان بزرگ ترین و بارزترین حوزه استفاده از داده های کلان در دنیای امروزی است. کسب و کارهای امروزی از داده های کلان برای شناخت بهتر مشتریان که شامل فهم بهتر در خصوص رفتار، عملکرد و سطح رضایتمندی شان است، استفاده می کنند. بهره مندی از داده ها در فضای کسب و کار این قدرت را به شرکت ها می بخشد تا درک جامع تری از مشتریانشان داشته باشند و پاسخ های مناسبی برای سؤالاتی مثل «چه چیزی سبب می شود تا مشتریان سازمان آنها را انتخاب کنند؟ و یا اقدام بعدی مشتریان چه خواهد بود؟ چه شاخص هایی سبب می شود تا مشتریان شرکت آنها را به دیگران معرفی کنند؟» داشته باشند. سازمان ها با تحلیل بازخوردهای مشتریان می توانند تعامل بهتری با ایشان برقرار سازند. این نکته به تعالی بخشی به محصولات و خدمات ارائه شده توسط این سازمان ها منجر می شود. اگر شما فکر می کنید که این دسته از کاربرد داده ها (فهمیدن مشتریان) فقط مطلوب واحد فروش و بازاریابی سازمان شماست، از شما تقاضا می کنم تا تأملی دوباره داشته باشید و در دیدگاه خود بازنگری کنید. با فرض اینکه شما یک متخصص منابع انسانی هستید، کارکنان شرکت به عنوان مشتریان شما محسوب می شوند. این به معنای آن است که شما می توانید از بیشتر روش های مورداستفاده یک تیم بازاریابی در خصوص داده ها برای فهم بیشتر مشتریان و تعامل سازنده تر با مشتریان در واحد منابع انسانی نیز بهره مند شوید.

درآمدزایی از داده

دسته چهارم از کاربرد داده ها، موضوع درآمدزایی از داده ها (نگاه اقتصادی به داده) را شامل می شود که در حوزه کسب و کار بسیار رایج است. شرکت های بی شماری در دنیای معاصر در تلاش هستند تا از طریق داده، بر میزان درآمد خود بیفزایند و یا به عبارت دیگر، از طریق داده ها در آمدزایی داشته باشند. شرکت «جائبون» یکی از مثال های موفق در این خصوص است. جائیون شرکت تولید کننده مچ بندهای ورزشی هوشمند است که با داشتن میلیون ها مشتری در سطح جهانی شناخته شده است. بعد از گذشت مدتی از فعالیت و جذب روزافزون مشتریان در این شرکت، مدیران جائبون دریافتند که داده های عظیمی که از مشتریان خود به دست می آورند، در مقایسه با صرفا فروش مچ بند، سودآوری بیشتری را برای شرکت دارد. تحلیل داده های کاربران این مچ بندها، علاوه بر آنکه برای مشتریان بینش ایجاد می کند با ارائه گزارش های تحلیلی مخصوص تک تک مشتریان از داده های گردآوری شده، به آگاهی بخشی بیشتر ایشان در خصوص وضعیت سلامتی شان منجر می شود، برای شرکت های دیگر همچون شرکت های ارائه دهنده مکمل های غذایی، شرکت های ارائه دهنده خدمات لاغری و…) نیز جذاب بوده و این اقدامات به کسب سود سرشاری برای شرکت جائبون منجر شده است. اکنون، شرکت جائبون هنوز به تولید مچ بندهای یادشده ادامه می دهد؛ ولی دیگر نه به عنوان هدف اصلی شرکت؛ بلکه به عنوان وسیله ای برای دستیابی به داده های کاربران که اکنون به عنوان اصلی ترین تمرکز و هدف شرکت محسوب می شوند.

باوجود آنکه موضوع کسب درآمد از داده ها در واحد منابع انسانی با در نظر گرفتن حساسیت بالای داده های این واحد (همچون داده های فیش حقوقی، نتایج ارزیابی عملکرد و….) و یا به علت وجود خط قرمزهای اخلاقی (همچون حفظ حریم خصوصی افراد) بعید است که همچون مثال فوق موضوعیت داشته باشد؛ ولی ارزش آن را دارد تا متخصصان واحد منابع انسانی به استفاده هوشمندانه تر از این داده ها روی بیاروند. برای نمونه، فرض کنید شرکت شما قصد دارد (همانند نمونه یادشده) تا از داده های خود در بخش های دیگر (همچون داده مشتریان و یا محصولات) کسب درآمد کند و این رویکرد در آینده ای نه چندان دور، به استراتژی فراگیر شرکت شما تبدیل شود. در چنین شرایطی، واحد منابع انسانی شرکت شما موظف خواهد بود تا در فرایندهای جذب (به ویژه مهارت های موردنیاز متقاضیان جذب) تغییراتی را اعمال کند تا به بهترین وجه ممکن به نقش ارزش آفرینی خود در تغییرات استراتژی سازمان پایبند باشد. 

نقش داده در ایجاد تحول بنیادی در وظایف واحد منابع انسانی

 با نگاهی به وظایف اصلی واحد منابع انسانی به این نکته پی خواهیم بود که نمونه ها و شواهد فراوانی در دنیای واقعی می توان یافت که گواه از اهمیت یافتن نقش داده ها در منابع انسانی و به عبارت دیگر، داده محورشدن منابع انسانی دارد. 

منبع ” کتاب : منابع انسانی داده محور، نویسنده : برنارد مر ، ترجمه : دکتر علی پیران نژاد – وحید فرجی جبه دار”